Rechnungen verschwinden in Outlook
Anhänge stecken in Threads, Vertretungen übersehen Belege und der Status einzelner Rechnungen ist unklar.
Outlook-basierte Rechnungsautomatisierung für deutsche KMU
Rechnungen aus Outlook landen geordnet in Ihrer Buchhaltung.
E-Mail-Anhänge werden zu fertigen Eingangsrechnungen.
Jede Eingangsrechnung aus Outlook automatisch erfassen, strukturieren und steuerberaterfertig bereitstellen.
Für Unternehmen mit Microsoft 365, externem Steuerberater und zu vielen Rechnungen im Posteingang.
- Microsoft 365 und Outlook als primäre Quelle
- PDF, XRechnung und ZUGFeRD sauber erfasst
- GoBD-orientierte Ablage und steuerberaterfertige Übergabe
Warum Rechnungssammler
Weniger Suchaufwand, weniger Nacharbeit, mehr Sicherheit im Rechnungseingang.
Wer heute Rechnungen in Outlook erhält, hat selten ein Buchhaltungstool-Problem. Das eigentliche Problem ist der unsaubere Weg vom Postfach in einen vollständigen, nachvollziehbaren Steuerberater-Workflow.
Der Steuerberater arbeitet mit Lücken
Dokumente werden zu spät weitergeleitet, mehrfach gesendet oder gar nicht gefunden.
E-Rechnungspflicht trifft auf manuelle Abläufe
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. PDFs bleiben zugleich in vielen Teams Alltag.
Vorher gegen nachher
Manueller E-Mail-Prozess versus geordneter Rechnungseingang
Manuell
- Rechnungen liegen in mehreren Postfächern
- Weiterleitungen ohne Status und Vollständigkeit
- Dublettengefahr und Rückfragen im Monatsabschluss
Mit Rechnungssammler
- Zentral erfasste Eingänge mit strukturierten Daten
- Klare Übergabe an Buchhaltung oder Kanzlei
- Prüfbare Ablage statt Sucharbeit in Outlook
Für wen Rechnungssammler passt
Für Teams, die Rechnungen per E-Mail erhalten und den Übergabeaufwand endlich senken wollen.
Geschäftsführung & Operations
Weniger manuelle Nacharbeit, klare Verantwortlichkeiten und ein verlässlicher Überblick über alle Eingangsrechnungen.
Buchhaltung im KMU
Keine Suche in Postfächern, weniger Dubletten, sauber strukturierte Belege und deutlich weniger Rückfragen.
Steuerberater-nahe Teams
Ein standardisierter Übergabepunkt statt unvollständiger Weiterleitungen, Screenshots und Nachsendungen.
Kurz prüfen
Wenn diese Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, lohnt sich ein genauer Blick.
- Sie erhalten mindestens 40 Rechnungen pro Monat per E-Mail.
- Ihr Team arbeitet mit Microsoft Outlook oder Microsoft 365.
- Ein externer Steuerberater benötigt vollständige Belegpakete.
- Heute werden Rechnungen manuell weitergeleitet, benannt oder abgelegt.
Ablauf
Vier Schritte vom Rechnungseingang bis zur sauberen Übergabe.
Postfach verbinden
Microsoft 365 authentifizieren, gewünschte Postfächer auswählen und Startregeln definieren.
Rechnungen klassifizieren
Anhänge, Lieferantenmuster und Rechnungsmerkmale werden automatisch erkannt.
Daten extrahieren
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto, Umsatzsteuer und Währung werden strukturiert aufbereitet.
Archivieren und übergeben
Die Dokumente landen geordnet in Ihrer Ablage und sind für Kanzlei oder Folgeprozess sofort nutzbar.
Was Rechnungssammler übernimmt
Klare Funktionen für einen sauberen Rechnungseingang.
Outlook- und Microsoft-365-Anbindung
Der Rechnungseingang wird dort abgeholt, wo er heute entsteht: im Postfach.
Erkennung von PDF, XRechnung und ZUGFeRD
Strukturierte und unstrukturierte Formate werden erkannt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet.
Dublettenerkennung und Pflichtfeld-Prüfung
Verdächtige Dokumente, doppelte Eingänge oder fehlende Angaben werden markiert statt still übernommen.
Steuerberaterfertiger Export
Belege und Metadaten lassen sich geordnet an Kanzlei, DATEV-nahe Workflows oder bestehende Ablagen übergeben.
Deutschland-spezifische Relevanz
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025, operative Lücke bis heute.
Laut FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt für den reinen Empfang einer E-Rechnung grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Genau deshalb entstehen in der Praxis Folgeprobleme: Empfang ist möglich, Strukturierung, Vollständigkeit und revisionsnahe Ablage aber oft nicht.
Was im Alltag meist fehlt Ein zentraler Eingang, eine saubere Pflichtfeld-Prüfung und eine Übergabe, die ohne Nacharbeit exportiert werden kann.
- PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, bleibt aber im Alltag vieler Teams Standard.
- XRechnung und ZUGFeRD können maschinell weiterverarbeitet werden.
- GoBD-relevante Nachvollziehbarkeit entsteht erst durch einen klaren Prozess, nicht durch das Postfach allein.
Empfang vorhanden
Struktur fehlend
Übergabe kritisch
Mehr Klarheit im Alltag
Damit Ihr Rechnungseingang nicht mehr an einzelnen Postfächern hängt.
Prozessklarheit statt Tool-Überladung
Rechnungssammler ist keine überladene ERP-Einführung, sondern die Capture-Schicht vor der Buchhaltung.
Für deutsche Anforderungen geschrieben
Rechnungssammler unterstützt Teams, die GoBD, Aufbewahrung, E-Rechnungsformate und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sauber organisieren wollen.
Mehr Überblick im Rechnungseingang
Sie sehen schneller, welche Rechnungen eingegangen sind, was noch fehlt und was bereits für Buchhaltung oder Kanzlei bereitsteht.
Preise
Ein passender Einstieg für kleine Teams und wachsende Volumina.
Starter
29 € /Monat
Für kleine Teams mit überschaubarem Volumen und klarer Outlook-Struktur.
- Bis 200 Rechnungen pro Monat
- 1 Postfach
- Automatische Belegerkennung
- Grundlegender Export
Empfohlener Startpunkt
Core
79 € /Monat
Für wachsende KMU, die die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater standardisieren wollen.
- Bis 750 Rechnungen pro Monat
- Mehrere Postfächer
- Dublettenerkennung
- DATEV-nahe Übergabe
Scale
199 € /Monat
Für größere Volumina, zusätzliche Ablagen und priorisierte Einführung.
- Ab 750 Rechnungen pro Monat
- Priorisierte Betreuung
- Individuelle Ablage-Logik
- Webhook- und Integrationsoptionen
FAQ
Die wichtigsten Fragen vorab beantwortet.
Für wen lohnt sich Rechnungssammler am meisten?
Für deutsche KMU, Agenturen, Beratungen und E-Commerce-Teams mit Microsoft 365, externem Steuerberater und regelmäßigem Rechnungseingang per E-Mail.
Ersetzt das Produkt DATEV oder eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Rechnungssammler übernimmt die vorgelagerte Erfassung, Strukturierung und Ablage, damit DATEV oder der Steuerberater mit vollständigen Unterlagen arbeiten können.
Welche Formate werden erkannt?
PDF, XRechnung und ZUGFeRD. Strukturierte Inhalte werden übernommen, unstrukturierte Dokumente werden für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Was ist seit 2025 bei E-Rechnungen wichtig?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang grundsätzlich aus, aber nicht für einen sauberen operativen Prozess.
Wie wird Datenschutz berücksichtigt?
Die Landingpage arbeitet ohne Marketing-Cookies. Formulardaten werden nur für die Vertriebsanbahnung verarbeitet und die Analytics-Integration ist auf cookielose Ereignisse ausgelegt.
Frühzugang anfragen
Fordern Sie eine Erstanalyse Ihres Rechnungseingangs an.
Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihr Rechnungseingang heute läuft, wo Zeit verloren geht und ob Rechnungssammler für Ihr Team bereits in der Testphase sinnvoll einsetzbar ist.
- Einordnung Ihres aktuellen Microsoft-365- und Steuerberater-Workflows
- Empfehlung zur sinnvollen Startkonfiguration für Ihren Rechnungseingang
- Klare Aussage, ob Rechnungssammler für Ihr Volumen und Team heute passt